Datenschutzerklärung
KI-Chatbot KARLA
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem KI-Chatbot KARLA ist:
Steinbeis Transferzentrum Digitale Medien und Kommunikation Johannisbeerweg 13
69469 Weinheim
Vertreten durch: Dr. Gerald Lembke
2. Datenschutzbeauftragte
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unsere
externe Datenschutzbeauftragte:
Ina Schöne cert. KI-Beauftragte, cert. Datenschutzauditor TÜV Rheinland, cert.
Datenschutzbeauftragte mit IT-Sicherheit TÜV Rheinland
Erfurter Str. 14 99867 Gotha
Telefon: +49 (0) 179 292 0615
E-Mail: kontakt@datenschutzspezialistin.de
3. Gegenstand dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des KI-gestützten Chatbots KARLA. KARLA ist ein frei zugänglicher Chatbot, der Nutzerinnen und Nutzern Informationen über die öffentlichen Angebote der Stadt und Region Karlsruhe bereitstellt und sie bei der Planung von Aufenthalten und Reisen in die Region unterstützt. Die Nutzung des Chatbots erfordert keine Registrierung und kein Nutzerkonto.
4. Zweck der Datenverarbeitung
Der Chatbot KARLA dient der automatisierten Bereitstellung touristischer Informationen über die Stadt und Region Karlsruhe. Nutzerinnen und Nutzer können über den Chatbot Auskünfte zu Sehenswürdigkeiten, Veranstaltungen, Gastronomie, Unterkünften und weiteren öffentlichen Angeboten erhalten und ihre Aufenthalte sowie Reisen in die Region eigenständig planen.
5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Nutzerinnen und Nutzern einen niedrigschwelligen, effizienten und zeitgemäßen Zugang zu öffentlichen Informationen über die Stadt und Region Karlsruhe zu ermöglichen und ihnen die eigenständige Planung von Aufenthalten und Reisen zu erleichtern.
6. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
6.1 Grundsatz der Datenminimierung
Der Chatbot KARLA ist so konzipiert, dass keine personenbezogenen Daten erhoben, gespeichert oder verarbeitet werden. Es werden weder Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IP-Adressen noch sonstige personenbezogene Daten der Nutzerinnen und Nutzer erfasst oder gespeichert.
6.2 Automatische Löschung personenbezogener Eingaben
Sollten Nutzerinnen und Nutzer dennoch personenbezogene Daten in das Eingabefeld des Chatbots eingeben, werden diese ausschließlich zur Erzeugung der Chatbot-Antwort in Echtzeit verarbeitet und anschließend weder gespeichert noch protokolliert. Eine dauerhafte Speicherung oder Zuordnung zu einzelnen Nutzerinnen und Nutzern findet nicht statt.
6.3 Keine Speicherung von Chatverläufen
Die Chatverläufe zwischen Nutzerinnen und Nutzern und dem Chatbot KARLA werden nicht gespeichert. Nach Beendigung der Konversation sind die Inhalte des Gesprächs nicht mehr abrufbar und werden nicht archiviert.
6.4 Keine Verwendung für KI-Training
Die über den Chatbot eingegebenen Inhalte werden nicht für das Training von KI-Modellen oder für sonstige Zwecke der Weiterentwicklung künstlicher Intelligenz verwendet.
7. Cookies und Tracking-Technologien
Der Chatbot KARLA setzt keine Cookies, Tracking-Technologien, Analyse-Tools oder vergleichbare Verfahren ein. Es findet kein Tracking des Nutzerverhaltens statt. Es werden keine Profile erstellt und keine Daten zu Werbezwecken erhoben.
8. Eingesetzte Technologien und Dienste
Für den Betrieb des Chatbots KARLA werden die nachfolgend beschriebenen Technologien und Dienste eingesetzt. Sämtliche Dienste sind so konfiguriert, dass keine personenbezogenen Daten der Nutzerinnen und Nutzer an Dritte übermittelt oder gespeichert werden.
8.1 Flowise (Self-Hosted)
Flowise ist eine Open-Source-Plattform zur Erstellung von KI-gestützten Workflows und Chatbots. Flowise wird auf unserem eigenen Server in Deutschland betrieben (Self-Hosted). Es erfolgt keine Datenübermittlung an den Hersteller oder an Dritte durch den Einsatz von Flowise.
Merkmal Angabe
Anbieter FlowiseAI (Open Source)
Betriebsart Self-Hosted auf eigenem Server
Serverstandort Deutschland (Netcup)
Datenübermittlung an Dritte: Nein
8.2 OpenAI (Embeddings)
Für die semantische Suche und die Aufbereitung von Wissensinhalten setzt der Chatbot Embedding-Modelle von OpenAI ein. Embeddings sind mathematische Vektorrepräsentationenvon Texten, die eine inhaltliche Zuordnung von Nutzeranfragen zu relevanten Informationen ermöglichen. Die Nutzung der OpenAI-Embedding-API erfolgt über das EU-Gateway von RequestyAI, sodass die Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union stattfindet. OpenAI verwendet Daten, die über die API übermittelt werden, nicht für das Training seiner Modelle.
Merkmal Angabe
Anbieter OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA
Funktion Erstellung von Text-Embeddings
Routing Über RequestyAI EU-Gateway (Frankfurt)
Datenverwendung für Training: Nein
Weitere Informationen: https://openai.com/enterprise-privacy/
8.3 Firecrawl
Firecrawl wird als technisches Werkzeug zur Erfassung und Aufbereitung öffentlich zugänglicher Webinhalte eingesetzt, um die Wissensbasis des Chatbots mit aktuellen touristischen Informationen zu versorgen. Es werden dabei ausschließlich öffentlich verfügbare Informationen verarbeitet. Personenbezogene Daten der Chatbot-Nutzerinnen und -Nutzer werden nicht an Firecrawl übermittelt.
Merkmal Angabe
Anbieter Firecrawl (Mendable Inc.)
Funktion Erfassung öffentlicher Webinhalte
Verarbeitung personenbezogener Nutzerdaten: Nein
Weitere Informationen: https://www.firecrawl.dev/privacy-policy
8.4 mytoubiz-API (Karlsruhe Erleben)
Der Chatbot ist über eine API-Schnittstelle mit der Plattform mytoubiz verbunden, die touristische Daten der Stadt und Region Karlsruhe bereitstellt. Über diese Schnittstelle werden ausschließlich öffentlich verfügbare touristische Informationen wie Veranstaltungen, Sehenswürdigkeiten und Angebote abgerufen. Es werden keine personenbezogenen Daten der Chatbot-Nutzerinnen und -Nutzer an mytoubiz übermittelt.
Merkmal Angabe
Anbieter Karlsruhe Erleben / mytoubizFunktion Bereitstellung touristischer Daten
Übermittlung personenbezogener Nutzerdaten: Nein
8.5 Anthropic (Sprachmodell)
Das eingesetzte Sprachmodell wird von Anthropic, PBC (San Francisco, USA) bereitgestellt. Die Nutzung erfolgt ausschließlich über das EU-Gateway von RequestyAI (AWS Bedrock, Region eu-west-1, Irland). Es findet keine Datenübermittlung in Drittländer und keine Speicherung der Anfragen durch den Modellanbieter statt.
9. Hosting und Serverstandort
Der Chatbot KARLA wird auf einem dedizierten Server des Anbieters Netcup GmbH betrieben. Der Server befindet sich in einem Rechenzentrum in Deutschland und unterliegt vollständig den Bestimmungen der DSGVO sowie dem deutschen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Merkmal Angabe
Hosting-Anbieter Netcup GmbH
Servertyp Netcup XXL
Serverstandort Deutschland
Anwendbares Datenschutzrecht DSGVO, BDSG
10. Datenübermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nicht statt. Sämtliche eingesetzten Dienste und Infrastrukturen sind so konfiguriert, dass die Datenverarbeitung ausschließlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt.
11. Empfänger personenbezogener Daten
Da keine personenbezogenen Daten erhoben oder gespeichert werden, erfolgt auch keine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte. Die im Abschnitt 8 genannten Dienste erhalten keine personenbezogenen Daten der Chatbot-Nutzerinnen und -Nutzer.
12. Speicherdauer
Da keine personenbezogenen Daten erhoben oder gespeichert werden, entfällt die Angabe einer Speicherdauer. Chatverläufe werden nicht gespeichert. Sollten personenbezogene Daten versehentlich eingegeben werden, werden diese unmittelbar und automatisch gelöscht.
13. Ihre Rechte als betroffene Person
Auch wenn im Rahmen der Nutzung des Chatbots KARLA keine personenbezogenen Daten erhoben werden, möchten wir Sie über Ihre grundsätzlichen Rechte nach der DSGVO informieren. Sofern in Ausnahmefällen personenbezogene Daten verarbeitet werden sollten, stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:
Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20 70173 Stuttgart
Telefon: +49 711 615541 0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Website: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
14. Hinweis auf den Einsatz Künstlicher Intelligenz
Der Chatbot KARLA nutzt Künstliche Intelligenz (KI) auf Basis großer Sprachmodelle (Large Language Models), um natürlichsprachliche Anfragen zu verstehen und passende Antworten zu generieren. Die KI-gestützten Antworten basieren auf einer kuratierten Wissensbasis mit touristischen Informationen zur Stadt und Region Karlsruhe. Trotz sorgfältiger Aufbereitung der Wissensbasis können die Antworten des Chatbots Ungenauigkeiten enthalten. Die Antworten des Chatbots stellen keine rechtsverbindlichen Auskünfte dar.
Gemäß der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung / AI Act) weisen wir darauf hin, dass Sie mit einem KI-gestützten System interagieren. Der Chatbot KARLA ist als KI-System mit geringem Risiko einzustufen, da er ausschließlich öffentlich verfügbare touristische Informationen bereitstellt und keine Entscheidungen trifft, die rechtliche oder vergleichbar erhebliche Auswirkungen auf Nutzerinnen und Nutzer haben.
15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Rahmenbedingungen oder bei Änderungen des Chatbot-Dienstes oder der Datenverarbeitung zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Fassung dieser Datenschutzerklärung ist stets über den Chatbot bzw. die zugehörige Website abrufbar.
16. Kontakt
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zum Datenschutz im Zusammenhang mit dem Chatbot KARLA wenden Sie sich bitte an:
Steinbeis Transferzentrum Digitale Medien und Kommunikation Johannisbeerweg 13
69469 Weinheim
Verantwortlicher: Dr. Gerald Lembke
oder an unsere Datenschutzbeauftragte:
Ina Schöne Erfurter Str. 14 99867 Gotha
Telefon: +49 179 292 0615
E-Mail: kontakt@datenschutzspezialistin.de
Diese Datenschutzerklärung wurde im März 2026 erstellt