Informatie voor organisatoren van de
De vrijwilligers uit Karlsruhe begeleiden evenementen die bijdragen aan het imago van Karlsruhe. Ze zetten Karlsruhe en haar evenementen op authentieke wijze tastbaar en beleefbaar en fungeren als schakel en informatiebronnen tussen de gasten en de organisator. De vrijwilligers van Karlsruhe staan voor burgerbetrokkenheid, verbondenheid met Karlsruhe en sociale cohesie.
-
In de eerste plaats kunnen gemeentelijke diensten en dochterondernemingen, culturele instellingen, universiteiten en hogescholen in Karlsruhe vrijwilligers inzetten voor hun evenementen. De uiteindelijke beslissing of aangemelde evenementen of taken worden goedgekeurd, wordt genomen door het vrijwilligersmanagement van KME/KTG.
-
Vrijwilligers zijn alleen verantwoordelijk voor taken die vooraf duidelijk zijn vastgesteld. Deze mogen tijdens het evenement niet ingrijpend worden gewijzigd. Vrijwilligers hebben te allen tijde het recht om ingrijpende wijzigingen op korte termijn te weigeren. Mogelijke taken voor vrijwilligers zijn:
Toegestane activiteiten Uitgesloten werkzaamheden Accreditatie Ruimtelijk geïsoleerde, betekenisloze en interactieloze taken Op- en afbouw (voldoende hand- en lichaamsspierkracht, geen zwaar materiaal) Taken die (gelijktijdig) door betaalde externe krachten worden (zouden kunnen worden) uitgevoerd Bezoekersenquête / Bezoekerstelling Opbouw/afbouw van zwaar materieel Informatie voor bezoekers Financiële administratie / Verkoop Bezoekersbegeleiding / Begeleider / Plaatsaanwijzing Schoonmaakdiensten Begeleiding van actieve deelnemers (bijv. kunstenaars, sprekers) Beveiligingsdiensten en -taken die tot conflicten kunnen leiden Begeleiding Catering Begeleiding infocontainer / beursstand Begeleiding bij doe-activiteiten Vervoersdienst (bijv. pendeldienst) Objectbeheer (communicatief/interactief aspect vereist) Organisatorische ondersteuning (bijv. tijdregistratie, de microfoon doorgeven) Persoonlijke begeleiding (bijv. mensen met een beperking, kinderen) Persvoorlichting / Uitslagdienst Vertaling Verspreiding (bijv. flyers, giveaways) In principe geldt: Vrijwilligers moeten met respect worden ingezet. De inzet van vrijwilligers is een extra hulpmiddel om een evenement te verrijken en nog betere dienstverlening aan de betreffende doelgroep te kunnen bieden. De organisator moet te allen tijde garanderen dat zijn evenement niet afhankelijk is van de inzet van vrijwilligers.
-
Per vrijwilliger en per dienst wordt de organisator na afloop van het evenement een administratiekostenvergoeding van 10 euro in rekening gebracht. Deze vergoeding wordt niet aan de vrijwilligers uitbetaald, maar wordt gebruikt voor kosten in het kader van het vrijwilligersbeheer (bijv. uitrusting voor vrijwilligers, marketing). De inzet van de vrijwilligers is op vrijwillige basis en dus onbezoldigd.
De standaard inzetduur voor een vrijwilliger bedraagt maximaal 6 uur. Bij evenementen die lang duren, is het raadzaam om de taken over meerdere diensten te verdelen. Per dienst en per taakgebied moeten er altijd minimaal 2 vrijwilligers samen worden ingezet.
Tijdens de inzet moet er namens de organisator te allen tijde een deskundig contactpersoon ter plaatse bereikbaar zijn voor de vrijwilligers. Deze persoon moet gedurende de gehele inzetperiode beschikbaar zijn voor vragen, zowel persoonlijk als telefonisch, en zorgen voor een grondige instructie over de taken.
De organisator dient, ongeacht de duur van de inzet, voor drank te zorgen. Bij een inzet van meer dan 4 uur is de organisator bovendien verplicht om snacks aan te bieden. Zo niet, dan wordt hem per vrijwilliger – bovenop de administratiekosten – een forfaitaire vergoeding van 7 euro in rekening gebracht.
-
Bent u overtuigd van het vrijwilligersprogramma en wilt u vrijwilligers bij uw evenement hebben? Geef dan uw behoefte online door via via de vrijwilligersdatabase. Hiervoor moet u zich vooraf registreren als organisator via www.karlsruhe-volunteer.de – vraag alstublieft eerst aan uw collega's of er al een organisatorenprofiel van uw organisatie bestaat.
Om organisatorische redenen dient de aanvraag ten minste 4 weken vooraanvang van het evenementte worden ingediend. Voor vragen kunt u contact opnemen met het vrijwilligersmanagement van de KME/KTG: info@karlsruhe-volunteer.de.
