Informations pour
Organisateurs
Les bénévoles de Karlsruhe accompagnent les événements qui contribuent à la marque Karlsruhe. Ils font de Karlsruhe et de ses manifestations sont perçus et vécus de manière authentique et font office de lien et de vecteur d'information entre les invités et l'organisateur. Les bénévoles de Karlsruhe sont synonymes d'engagement citoyen, d'identification à Karlsruhe et de cohésion sociale.
-
En premier lieu, les services municipaux et les filiales, les institutions culturelles, les universités et les écoles supérieures de Karlsruhe peuvent faire appel à des bénévoles pour leurs manifestations. La décision finale sur l'admissibilité des manifestations ou des tâches annoncées est prise en fonction de la situation par le management des bénévoles de KME/KTG.
-
Les bénévoles ne sont responsables que de tâches clairement définies au préalable. Celles-ci ne doivent pas être fondamentalement modifiées pendant la manifestation. Les bénévoles sont en droit de refuser à tout moment des modifications fondamentales et de dernière minute. Les tâches possibles des bénévoles sont les suivantes :
Activités autorisées Activités exclues Accréditation Tâches isolées dans l'espace, sans signification et sans interaction Montage/démontage (main et force physique suffisantes, pas de matériel lourd) Tâches qui sont (ou pourraient être) prises en charge (en parallèle) par du personnel externe rémunéré Enquête auprès des visiteurs / comptage des visiteurs Montage/démontage de matériel lourd Informations pour les visiteurs Gestion financière / Vente Guidage des visiteurs / Pilotage / Instruction de place Services de nettoyage Encadrement des actifs (p. ex. artistes, conférenciers) services d'ordre et de sécurité ou tâches présentant un potentiel de conflit Encadrement de la restauration Encadrement du conteneur d'information / stand d'exposition Encadrement des activités participatives Service de transport (par ex. service de navette) Suivi des objets (aspect communicatif / interactif nécessaire) Aide à l'organisation (par ex. chronométrage, présentation du microphone) Assistance aux personnes (p. ex. personnes handicapées, enfants) Service de presse / Service des résultats Traduction Distribution (par ex. flyers, give-aways) Le principe de base est le suivant : Les bénévoles doivent être utilisés avec respect. L'engagement d'un bénévole est une aide supplémentaire qui permet de valoriser un événement et de proposer des prestations de service encore meilleures pour le groupe cible concerné. L'organisateur doit garantir à tout moment que sa manifestation ne dépend pas de l'intervention des bénévoles.
-
Des frais de traitement de 10 euros par bénévole et par équipe sont facturés à l'organisateur après la manifestation. Ces frais ne sont pas versés aux bénévoles, mais comptabilisés pour les dépenses dans le cadre de la gestion des bénévoles (par ex. équipement des bénévoles, marketing). L'engagement des bénévoles se fait à titre honorifique et n'est donc pas rémunéré.
La durée normale d'engagement d'un bénévole est de 6 heures maximum. Si la durée de la manifestation est longue, il est recommandé de la répartir en plusieurs équipes. Il faut toujours prévoir au moins deux bénévoles par équipe et par domaine d'activité.
Lors des interventions, l'organisateur doit pouvoir joindre à tout moment un interlocuteur compétent sur place pour les bénévoles. Cette personne doit être disponible pendant toute la durée de l'engagement pour répondre aux questions, que ce soit personnellement ou par téléphone, et garantir une initiation approfondie aux tâches.
L'organisateur doit mettre à disposition des boissons, indépendamment de la durée de l'intervention. Si la durée de la mission est supérieure à 4 heures, l'organisateur est en outre tenu de proposer des snacks. Dans le cas contraire, un forfait de 7 euros par bénévole lui sera facturé, en plus des frais de dossier.
-
Vous êtes convaincu par le programme de bénévolat et souhaitez avoir des bénévoles lors de votre événement ? Alors faites-nous part de vos besoins en ligne via la Base de données des bénévoles. Pour ce faire, il est nécessaire de s'enregistrer au préalable en tant qu'organisateur sous www.karlsruhe-volunteer.de Veuillez vous renseigner au préalable auprès de vos collègues pour savoir si votre organisation dispose déjà d'un profil d'organisateur.
Pour des raisons d'organisation, les besoins doivent être soumis au moins 4 semaines avant le début de la manifestation. Le point de contact en cas de questions est le Volunteermanagement de la KME/KTG : info@karlsruhe-volunteer.de.
