Regeln zum Volunteer-Einsatz

Die Karlsruher Volunteers begleiten Veranstaltungen, die auf die Marke Karlsruhe einzahlen. Sie machen Karlsruhe und ihre Veranstaltungen authentisch wahrnehm- und erlebbar und fungieren als Bindeglied und Informationsträger(innen) zwischen den Besucher(inne)n und dem Veranstalter. Die Karlsruher Volunteers stehen für Bürgerengagement, Karlsruhe-Identifikation und gesellschaftlichen Zusammenhalt.

Wer kann Volunteers einsetzen?

In erster Linie können städtische Ämter und Tochtergesellschaften, Kultureinrichtungen, Universitäten und Hochschulen aus Karlsruhe Volunteers für ihre Veranstaltungen einsetzen. Die finale Entscheidung darüber, ob gemeldete Veranstaltungen oder Aufgaben zulässig sind, erfolgt situativ durch das Volunteermanagement der KME/KTG.

Welche Aufgaben übernehmen Volunteers?

Volunteers sind nur für vorab klar definierte Aufgaben zuständig. Diese dürfen während der Veranstaltung nicht grundlegend verändert werden. Volunteers sind jederzeit dazu berechtigt, kurzfristige und grundlegende Änderungen abzulehnen. Mögliche Aufgabengebiete der Volunteers sind:

Zulässige Tätigkeiten Ausgeschlossene Tätigkeiten
  • Akkreditierung
  • Auf-/Abbau (Hand und Körperkraft ausreichend, kein schweres Material)
  • Besucherbefragung / Besucherzählung
  • Besucherinformation
  • Besucherlenkung / Lotse / Platzanweisung
  • Betreuung Aktive (z.B. Künstler(innen), Referierende)
  • Betreuung Catering
  • Betreuung Infocontainer / Messestand
  • Betreuung Mitmachaktionen
  • Fahrdienst (z.B. Shuttle Service)
  • Objektbetreuung (kommunikativer / interaktiver Aspekt erforderlich)
  • Organisationshilfe (z.B. Zeitmessungen, Anreichen des Mikrofons)
  • Personenbetreuung (z.B. Menschen mit Handicap, Kinder)
  • Pressebetreuung / Ergebnisdienst
  • Übersetzung
  • Verteilung (z.B. Flyer, Give-Aways)
  • Räumlich isolierte, bedeutungslose und interaktionsfreie Aufgaben
  • Aufgaben, die (parallel) von bezahlten externen Kräften übernommen werden (könnten)
  • Auf-/Abbau von schwerem Material
  • Finanzverwaltung / Verkauf
  • Reinigungsdienste
  • Ordner- und Sicherheitsdienste bzw. Aufgaben, die Konfliktpotential bergen

Grundsätzlich gilt: Volunteers sind wertschätzend einzusetzen. Ein Volunteer-Einsatz ist eine zusätzliche Hilfe, um eine Veranstaltung aufzuwerten und noch bessere Service-Leistungen für die jeweilige Zielgruppe anbieten zu können. Der Veranstalter muss jederzeit gewährleisten, dass seine Veranstaltung nicht vom Einsatz der Volunteers abhängig ist.

Was muss ich als Veranstalter bei der Einsatzplanung beachten?

Pro Volunteer und Schicht wird dem Veranstalter im Nachgang zur Veranstaltung eine Bearbeitungsgebühr von 10 Euro in Rechnung gestellt. Die Gebühr wird den Volunteers nicht ausgezahlt, sondern für Aufwendungen im Rahmen des Volunteermanagements (z.B. Volunteer-Ausstattung, Marketing) verbucht. Der Einsatz der Volunteers erfolgt ehrenamtlich und damit unentgeltlich.

Die Regeleinsatzzeit für einen Volunteer beträgt max. 6 Stunden. Bei langen Veranstaltungszeiten empfiehlt sich die Aufteilung in mehrere Schichten. Pro Schicht und Aufgabenbereich sind immer mind. 2 Volunteers gemeinsam einzusetzen.

Bei Einsätzen muss seitens des Veranstalters jederzeit eine kompetente Ansprechperson vor Ort für die Volunteers erreichbar sein. Diese sollte über die gesamte Einsatzzeit für Fragen zur Verfügung stehen, sei es persönlich oder telefonisch, und eine gründliche Einweisung in die Aufgabenbereiche gewährleisten.

Vom Veranstalter sind, unabhängig von der Dauer des Einsatzes, Getränke bereitzustellen. Bei einer Einsatzdauer über 4 Stunden ist der Veranstalter zudem verpflichtet, Snacks anzubieten. Andernfalls wird ihm pro Volunteer – zzgl. zur Bearbeitungsgebühr – eine Verpflegungspauschale von 7 Euro in Rechnung gestellt.

Wie kann ich Volunteers für meine Veranstaltung engagieren?

Sie sind überzeugt vom Volunteerprogramm und möchten Volunteers bei Ihrer Veranstaltung dabeihaben? Dann melden Sie uns Ihren Bedarf online über die Volunteer-Datenbank. Hierfür ist vorab eine Registrierung als Veranstalter erforderlich – erkundigen Sie sich gerne zuvor bei Ihren Kolleg(inn)en, ob bereits ein Veranstalterprofil Ihrer Organisation besteht.

Aus organisatorischen Gründen sollte der Bedarf mindestens 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn eingereicht werden. Kontaktstelle bei Fragen ist das Volunteermanagement der KME und KTG: info@karlsruhe-volunteer.de.

KA300_Erstvolunteers_2015
Die Erstvolunteers auf dem Karlsruher Schlossturm - © KME Karlsruhe Marketing und Event GmbH