ProjektreferentIn 
Volunteerkoordination (w/m/d)

Bei der KME Karlsruhe Marketing und Event GmbH

Mitgestaltung von Events mit Emotionen!

Als KME Karlsruhe Marketing und Event GmbH sind wir die zentrale Ansprechpartnerin für Großevents in Karlsruhe. Mit Baden-Württembergs größtem Familien- und Kulturfestival DAS FEST haben wir eine Vorbildfunktion im Portfolio, die insbesondere in Sachen Sicherheit, Sauberkeit und Jugendschutz beispielhaft ist. Zudem veranstalten wir, neben weltweit bekannten Formaten wie dem SCHLOSSLICHTSPIELE Light Festival, auch dem INIT INDOOR MEETING Karlsruhe als Teil der World Indoor Tour, die Stadtwerke Karlsruhe WINTERZEIT – eine der erfolgreichsten Open-Air-Eisbahnen Deutschlands, eingebettet in die Marke WEIHNACHTSSTADT Karlsruhe. Mehrmals jährlich stattfindende Stadtfeste, Imagekampagnen und identitätsstiftende Marketingmaßnahmen sowie Expertise und Beratungsleistungen zur Veranstaltungssicherheit komplettieren unser Portfolio.

Wir freuen uns sehr über Deine Unterstützung bei der Umsetzung dieser Aufgaben!

Über die Stelle 

• Die Stelle ist im Bereich Citymarketing der KME angesiedelt und zum 01.07.2025 zu besetzen
• Die Stelle ist befristet bis 31.12.2027 in Teilzeit (19,5 Std. / Woche) zu besetzen
• Die Vergütung erfolgt nach TVöD (VKA)

Deine Aufgaben

• verantwortliche Koordination und Weiterentwicklung des Volunteerprogramms der Stadt Karlsruhe (u. a. hinsichtlich Leitbild, Volunteer-Datenbank, Print- und Onlinemarketing)
• Ansprechperson und Betreuung der derzeit rund 140 Volunteers sowie aller BewerberInnen und Interessierten
• Ansprechperson und Akquise von rund 40 externen VeranstalterInnen
• softwarebasierte Prüfung und Veröffentlichung eingehender Bedarfsmeldungen, Einsatz- und Schichtplanung sowie Evaluation bei ca. 50 Veranstaltungen pro Jahr
• Briefing und Betreuung der Volunteers vor Ort bei Großveranstaltungen
• Budgetplanung und -verwaltung sowie Abrechnung externer Einsätze
• Vorbereitung und Durchführung von Schulungen, Fortbildungen und dem jährlichen Helferfest der Volunteers
• Teilnahme an Quartalstreffen mit dem Sprecherteam

Unser Angebot

• eine abwechslungsreiche und verantwortliche Aufgabe mit viel Gestaltungsspielraum
• eine umfassende Einarbeitung sowie ein professionelles und motiviertes Team in einem vertrauensvollen Umfeld zum Wohlfühlen
• eine Organisation mit familiärem Charakter, die Kreativität, Mitdenken und Teamgeist fördert
• ein attraktiver Arbeitsplatz mitten im kreativen Zentrum Karlsruhes, aber genauso alle Möglichkeiten des mobilen Arbeitens
• Benefits wie JobRad, Zuschuss zum Deutschlandticket Job, Dienst-MacBook und -iPhone, Teamtevents sowie kostenlose Getränke und Begleitregelungen für KME-Veranstaltungen

Dein Profil

• eine abgeschlossene berufliche Qualifikation (Ausbildung/Studium)
• idealerweise erste Erfahrungen im Volunteermanagement und/oder in der Arbeit mit Ehrenamtlichen
• sicherer EDV-Umgang, MS-Office, gute Deutschkenntnisse
• Kommunikationsstärke und die Fähigkeit zum selbstständigen sowie kooperativen Arbeiten
• Interesse an der Stadt Karlsruhe und an der Mitgestaltung der städtischen Attraktivität
• eine ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
• eine offene, zugewandte, engagierte, flexible und belastbare Persönlichkeit, mit der Bereitschaft

zu Arbeitseinsätzen auch am Abend und am Wochenende

Haben wir Dein Interesse 

geweckt?

Dann bewirb Dich gerne per E-Mail mit Deinen ausführlichen Unterlagen, damit wir einen ersten Eindruck von Dir und Deinen Fähigkeiten gewinnen können. Für alle Rückfragen steht Dir gerne Hannah Bacher (Telefon 0721/782045-295) zur Verfügung. Als kommunale Tochtergesellschaft der Stadt Karlsruhe engagiert sich die KME für Chancengleichheit.

Bitte richte Deine Bewerbung bevorzugt online bis spätestens 9. Mai 2025 an bacher@karlsruhe-event.de oder an KME Karlsruhe Marketing und Event GmbH, Alter Schlachthof 11b, 76131 Karlsruhe.